دبيرخانه كميسيون موظف است در صورت عدم تكميل مدارك مورد لزوم از سوي متقاضي ظرف يك ماه از تاريخ ثبت درخواست، پرونده را از دستور كار كميسيون خارج نمايد. بديهي است در صورت ارايه مدارك و مستندات، پرونده حسب نوبت در دستور كار كميسيون قرار ميگيرد.
