ماده12ـ

احكام زير در خصوص اسناد مزايده الزامي است:
الف ـ تمامي اسناد مزايده بايد بطور يكسان به همه داوطلبان تحويل شود.
ب ـ اسناد مزايده شامل تصريح در موارد زير است:
1ـ نام و نشاني شركت.
2ـ نوع و مبلغ سپرده (تضمين شركت در مزايده).
3ـ محل، زمان و مهلت دريافت اسناد، تحويل پيشنهادها و گشايش آنها.
تبصره ـ ذكر « مجاز بودن حضور پيشنهاددهندگان در جلسه گشايش پيشنهادها» و همچنين حداكثر مدت زماني كه براي بررسي پيشنهادها و تعيين برنده مزايده لازم است.
4ـ روش تهيه و مهلت مقرر براي تسليم پيشنهادها و تعداد نسخه‌هاي آنها.
5 ـ بهـاي پيشنهادي بايد به‌ مبـلغ مشخص تعيين و در پاكت لاك و مهرشده به دبيرخانه شركت و بطور محرمانه تسليم شود پاكت مزبور صرفا در جلسه كميسيون مزايده گشوده خواهد شد.
6 ـ مدت اعتبار پيشنهادها.
7ـ شرايط و سقف جبران هزينه‌هاي مربوط به تامين ضمانتنامه هر يك از مزايده‌گران، براي مواردي‌كه مزايده به‌ دليل پايان مدت اعتبار پيشنهادها، تجديد شود.
8 ـ مشخصات موردمعامله در صورتجلسه‌اي درج و به امضاء مسئول (مسئولين) واحد (واحدهاي) ذيربط و كارشناس ارزياب برسد.
9ـ برنامه‌ريزي براي تحويل كالا، خدمت يا حقوق (ترتيب حمل، بيمه و ميزان خسارت درصورت تاخير و نظاير آن).
10ـ نحوه پرداخت بهاي معامله.
11ـ نحوه ترجيح مزايده‌گران داخلي نسبت به مزايده‌گران خارجي، در مزايده‌‌هاي بين‌المللي.
12ـ مباني و روش تعيين برنده مزايده.
13ـ صورت جلسات و توضيحات موضوع ماده (16).
14ـ ساير اسنادي كه به تشخيص شركت لازم باشد.
15ـ اعلام تكاليف قانوني شركت در مورد كسورات قانوني و تكاليف طرف معامله در ارتباط با بيمه، ماليات و عوارض متعلقه.
16ـ ذكر عبارت « در صورتي‌كه برنده مزايده حاضر به انجام معامله نشود، سپرده او ضبط و با نفر دوم برنده مزايده معامله انجام مي‌شود و سپرده برنده دوم مزايده نيز در صورتي‌كه از انعقاد قرارداد و يا از انجام معامله امتناع ورزد ضبط خواهدشد. قبل از انعقاد قرارداد يا تسليم ضمانت انجام تعهدات از طرف برنده مزايده، سپرده نفر دوم مسترد نخواهد شد» و همچنين حداكثر مدت زمان نگهداري سپرده نفر دوم.
17ـ در اسناد درج شود كه « شركت در قبول يا رد هر يك يا تمام پيشنهادات مختار است».
تبصره ـ شركت درصورت رد هر يك از پيشنهادات، مراتب را به پيشنهاددهنده اعلام و دلايل مربوط به رد پيشنهاد را مشخص نموده و در سوابق براي مراجعات آتي نگهداري مي‌نمايد.