مصوبه شوراي عالي اداري در خصوص انتزاع سازمان استناد ملي ايران از سازمان مديريت و برنامه‌ريزي كشور و ادغام با كتابخانه ملي جمهوري اسلامي ايران

شوراي عالي ادراي در نود و پنجمين جلسه مورخ 1381/6/2 بنا به پيشنهاد سازمان مديريت و برنامه‌ريزي کشور و به منظور ساماندهي مديريت اسنادي و ايجاد هماهنگي براي اثار و اسناد مکتوب (چاپي و خطي) و غيرمکتوب و اوارق، مراسلات، دفاتر و ساير اسناد ملي در دستگاههاي اجرايي و نظاير ان و همچنين تسهيل در نگهداري و دسترسي به اسناد و صرفه‌جويي در هزينه‌هاي مربوط و جلوگيري از انجام وظايف تکراري تصويب نمود:
1ـ سازمان اسناد ملي ايران با کليه وظايف، اختيارات، امکانات، اعتبارات، نيروي انساني، اموال، مدارک و تعهدات از تاريخ 1381/8/1 از سازمان مديريت و برنامه ريزي کشور منتزع و با کتابخانه ملي جمهوري اسلامي ايران ادغام و عنوان آن به « سازمان اسناد و کتابخانه ملي جمهوري اسلامي ايران» تغيير مىيابد.
2ـ سازمان اسناد و کتابخانه ملي جمهوري اسلامي ايران وظف است:
الف ـ با بررسي و تطبيق وظايف دو سازمان مذکور نسبت به احصاء و ادغام وظايف، مأموريتها و واحدهاي مشابه، تکراري و موازي اقدام نمايد
ب ـ کليه وظايف و واحدهاي پژوهشي سازمانهاي تجميع شده در يک واحد ساماندهي و واحدهاي مربوطه در هم ادغام گردند.
ج ـ وظايف و مأموريتهاي تخصصي اسناد ملي ايران و همچنين کتابخانه ملي در قالب دو معاونت مستقل تحت عنوان کتابخانه ملي و اسناد ملي با برنامه مستقل در قوانين بودجه سنواتي فعاليت خواهند نمود.
دـ سازمان مذکور موظف است با رعايت مفاد بندهاي فوق تشکيلات خود را حداکثر ظرف مدت سه ماه تهيه و با تأييد سازمان مديريت و برنامه ريزي کشور برساند.
3 ـ سازمان اسناد و کتابخانه ملي جمهوري اسلامي ايران براساس قانون اساسنامه کتابخانه ملي جمهوري اسلامي ايران مصوب 1349/2/7 در کليه موارد به استثناي مواردي که با اساسنامه فوق‌الذکر مغايرت دارد لازم‌الاجراء مىباشد.
تبصره 1 ـ سازمان اسناد و کتابخانه ملي جمهوري اسلامي ايران مىتواند وظايف اجرايي سازمان اسناد ملي ايران در زمينه فروش و امحاء اوارق و اسناد زايد را به دستگاههاي اجرايي واگذار نمايد.
تبصره 2 ـ سازمان اسناد و کتابخانه ملي جمهوري ايران، مکلف است ساختمان و امکاناتي که با اجراي اين مصوبه موردنياز نمي باشد به فروش رسانده و از محل درآمد آن با رعايت قوانين و مقررات مربوط نسبت به تکميل ساختمانها و تأسيسات نيمه تمام، انجام طرحهاي تکميلي و خريد تجهيزات موردنياز اقدام نمايد. سازمان مديريت و برنامه‌ريزي کشور موظف است تسهيلات قانوني لازم را براي اجراي اين بند بعمل آورد.
4ـ وظايف مربوط به ساماندهي بايگانيهاي دستگاههاي اجرايي و تنظيم روشهاي نگهداري و بايگاني از طريق سازمان مديريت و برنامه‌ريزي کشور انجام مىگردد.
5ـ سازمان اسناد و کتابخانه ملي جمهوري اسلامي ايران موظف است به منظور استانداردسازي و استفاده از اسناد، حداکثر ظرف مدت 6 ماده استانداردهاي مربوط به فهرست‌نويسي، نمايه‌سازي و زمينه ايجاد شبکه را تدوين و به واحدها و مؤسسات اسنادي کشور ابلاغ نمايد.
6 ـ کليه واحدهاي اسنادي مربوط به دستگاههاي کشور نظير وزارت امورخارجه، رياست جمهوري، مؤسسه مطالعات تاريخ معاصر ايران وابسته به بنياد مستضعفان و جانبازان انقلاب اسلامي، مجلس شوراي اسلامي و غيره موظفند طبق ضوابط و استانداردهايي که توسط اسناد و کتابخانه ملي جمهوري اسلامي ايران ابلاغ مىگردد، نسبت به فهرست‌نويسي، نمايه‌سازي و اسکن اسناد و قرار گرفتن در شبکه اسنادي کشور اقدام نمايند، به نحوي که براساس برنامه زمان‌بندي شده کليه واحدهاي اسنادي توسط سازمان مذکور به شبکه اسناد ملي متصل گردند.
تبصره ـ سازمان مديريت و برنامه‌ريزي کشور موظف است پس از مطالعه و بررسي فعاليتها و جايگاه واحدهاي اسنادي وزارتخانه‌ها، سازمانها، سازمانها، مؤسسات و نهادهاي عمومي غيردولتي ظرف مدت سه ماه پيشنهاد مربوط به تجميع، تعيين نهادهاي جايگاه و ادغام آن دسته از واحدهايي که از همبستگي و سنخيت لازم برخوردار هستند در سازمان اسناد و کتابخانه ملي جمهوري اسلامي ايران را ب شوراي عالي اداري ارائه نمايد.
7ـ سازمان مديريت و برنامه‌ريزي کشور موظف است به منظور تحقق تکاليف مقرر در اين مصوبه و بهسازي شيوه نگهداري اسناد ملي و ايجاد زمينه شبکه اسناد کشور، اعتبار لازم در اختيار مؤسسات و واحدهاي ذيربط قرار دهد تا امکان فهرست‌نويسي، نمايه‌سازي و اسکن اسناد ملي و شبکه‌سازي آنها به وجود آيد.
8ـ سازمان اسناد و کتابخانه ملي جمهوري اسلامي ايران موظف است، به نحوي برنامه‌ريزي نمايد که در تطبيق با استانداردهاي مقرر و طبق بندي مناسب، ضمن بهنگام نگهداشتن کليه اطلاعات اسناد ملي کشور، در صورت درخواست اطلاعات اسناد توسط دستگاههاي ذيربط و افراد حقيقي و حقوقي، طبق دستورالعملي که به تصويب شوراي اسناد ملي مىرسد، ظرف مهلت مناسب و منطقي در اختيار متقاضيان به ويژه دستگاههاي صاحب سند قرار دهند.
9 ـ سازمان اسناد و کتابخانه ملي جمهوري اسلامي ايران، مسئول حسن اجراي اين مصوبه مىباشد و سازمان مديريت و برنامه‌ريزي کشور موظف است چگونگي اجراي اين مصوبه را به شوراي عالي اداري گزارش نمايد.